Rafræn viðskipti til eflingar íslensks atvinnulífs
Rafræn viðskipti hafa verið stunduð á Íslandi árum saman, en fyrirtæki og stofnanir hafa um tuttugu ára skeið sent á milli sín rafrænar tollskýrslur, reikninga og pantanir byggðar á EDI (Electronic Data Interchange) staðlinum. Með eflingu veraldarvefsins hafa þau styrkst og tekið á sig nýjar myndir þannig að skilgreining hugtaksins verður sífellt torveldari. Í víðtækustu skilgreiningunni eru rafræn viðskipti þegar upplýsingatæknin er nýtt til að hámarka skilvirkni í reksti og viðskiptum, hvað varðar ytri og innri ferli. Það þýðir að í raun má fella undir rafræn viðskipti nær öll viðskipti/samskipti sem fara fram með stuðningi upplýsingatækninnar.
Aukin þörf fyrir notkun staðla
Það sem greinir að einstök svið rafrænna viðskipta er ekki síst þörfin fyrir notkun staðla í hinum rafrænu samskiptum. Kröfur um stöðlun eru í minna mæli til staðar þegar fyrirtæki og stofnanir eiga samskipti við einstaklinga og því hefur þróun slíkra samskipta verið almenn og hröð. Þegar fyrirtæki eða stofnanir vilja setja upp rafræn og sjálfvirk samskipti sín á milli verður málið öllu flóknara, vegna þeirrar kröfu sem gerð er um að tölvukerfi viðkomandi aðila geti átt hnökralaus samskipti án þess að mannshöndin komi nærri.
Með tilkomu internetsins breyttust staðlarnir sem notaðir eru til rafrænna samskipta þannig að samskiptin byggja í auknu mæli á XML (Extended Markup Language). Þetta er mikilvæg viðbót við EDI-staðlana og hafa skapað grundvöll fyrir hagkvæm rafræn viðskipti milli
fyrirtækja og stofnana. Nokkur bið hefur verið eftir mótun viðskiptaskeyta sem byggja á nýjum stöðlum. Á alþjóðavettvangi hefur þróun þessara mála fyrst og fremst átt sér stað hjá tveimur alþjóðlegum staðlastofunum, OASIS og UN/CEFACT, sem hvoru tveggja eru stór samtök með fjölmörgum þátttökuaðilum og þar af leiðandi mörg sjónarmið sem þarf að taka tillit til. Það hefur leitt til þess að þróunin tekur oft lengri tíma en æskilegt getur talist.
IcePro á Íslandi
Á Íslandi hefur IcePro staðið að baki EDIFACT viðskiptaskeytunum og staðfært þau skeyti sem tekin hafa verið í notkun hér á landi. IcePro er nefnd sem starfar að framgangi rafrænna viðskipta á Íslandi og er hlutlaus vettvangur þar sem opinberum aðilum, einkafyrirtækjum og lausnaraðilum gefst tækifæri til að sitja við eitt borð, miðla af reynslu sinni, marka stefnu, skilgreina ferli og sannreyna tækni. IcePro safnar þekkingu á þessu sviði, innanlands og utan, og miðlar henni til aðildarfyrirtækja í formi verkefnaþátttöku, ráðstefnuhalds og kynninga.
Hlutverk IcePro er að tryggja einfalt og samræmt verklag í rafrænum viðskiptum þar sem alþjóðlegar verklagsreglur og staðlar á sviði rafrænna viðskipta eru lagðir til grundvallar.
Árið 2005 hóf IcePro þátttöku í norrænu samstarfi, NES (North-Europe Subset), um samræmingu rafrænna viðskiptaskeyta. Samstarfaðilar voru Fjármálaráðuneytið, Samtök atvinnulífsins og Samtök banka og sparisjóða, en þessir hagmunaaðilar sjá mikil tækifæri felast í aukinni nýtingu rafrænna viðskipta í íslensku viðskiptalífi. Markmiðið með NES samstarfinu var að setja upp leiðbeiningar fyrir samræmt verklag í rafrænum innkaupum. Með þátttöku sinni tryggði IcePro að tekið yrði tillit til íslenskra sérþarfa við þróun hins samræmda verklags, auk þess sem gefin var út handbók um verklagið á íslensku í byrjun árs 2007.
Mótun tækniforskriftar
Í lok árs 2008 hófst vinna innan FUT (Fagstaðlaráð í upplýsingtækni) við að móta tækniforskrift fyrir rafrænan reikning, sem er eitt lykilskjalið í NES handbókinni. Tilgangurinn var að móta hjálpartæki fyrir hugbúnaðarhús sem bjóða lausnir á þessu sviði. Tækniforskriftin var kynnt á ráðstefnu um rafræn viðskipti þann í október. Mörg fyrirtæki og stofnanir hins opinbera hafa um skeið unnið að því að taka upp rafræna reikninga og tilkoma tækniforskriftarinnar mun án efa gera þá vinnu markvissari og skilvirkari. Fjársýsla ríkisins er langt komin í ferlinu en markmiðið þar er að frá og með næstu áramótum verði reikningaferlið alfarið orðið pappírslaust.
Hagræðing í rekstri og tækifæri á erlendum mörkuðum
Danska ríkið hefur markað mjög skýra stefnu í þessum málaflokki og setti m.a. lög um að hver sá sem eigi viðskipti við stofnanir þess skuli senda reikninga á rafrænu formi. Nú tekur danska ríkið við 15 milljón reikningum á ári og hefur áætlað að sparnaðurinn nemi um 120 milljónum evra á ári, þ.e. 8 evrur á hvern reikning. Fjársýsla ríkisins tekur við að minnsta kosti 600 þúsund reikningum á ári. Ef gert er ráð fyrir jafn miklum sparnaði og hjá Dönum er þarna tækifæri til hagræðingar sem nemur hundruðum milljóna króna. Markviss innleiðing rafrænna viðskipta skapar einnig tækifæri fyrir fyrirtæki sem sérhæfa sig í þróun og rekstri tölvulausna á þessu sviði og rennir þar með sterkari stoðum undir þá starfsemi. Góður árangur með slíkum lausnum á heimamarkaði getur án efa skapað tækifæri fyrir fyrirtæki á erlendum mörkuðum. Því er mikilvægt að fyrirtæki og stofnanir setji þennan málaflokk á stall með öðrum mikilvægum verkefnum sem stuðla að því að efla starfsemi til lengri tíma og koma þar með sterkari úr þeim öldudal sem við siglum nú í.
Næstu skref
Mikilvægt er að huga að næstu skrefum. IcePro hvetur alla þá sem áhuga hafa á innleiðingu rafrænna viðskipta að vera í sambandi varðandi ráðgjöf eða til að leggja verkefninu lið. Þá er félagið í samstarfi við FUT um að móta sameiginlega stefnu til komandi ára um undirbúning og innleiðingu rafrænna viðskipta, þar sem sjónum er beint að því að skapa sterkan grunn fyrir aðra þætti rafrænna innkaupa og rafrænna reikningssamskipta.
GS1 á Íslandi, sem er fulltrúi alþjóðasamtaka sem m.a. halda utan um og styðja við notkun strikamerkja í alþjóðlegum viðskiptum eru einnig virkur þátttakandi í því starfi sem framundan er á þessu sviði, en að félaginu standa stærstu samtök landsins á sviði verslunar og viðskipta. Það eru sameiginlegir hagsmunir þjóðarinnar að markvisst verði unnið áfram að þróun og innleiðingu rafrænna viðskipta og því eru það hagsmunir félaga innan samtaka atvinnulífsins að félagsmenn þeirra gefi þessu málefni ríkulegan gaum og taki virkan þátt í þeirri þróun sem hafin er.