11. Hvernig útbý ég virka verkáætlun til að fá CE merkingu? - Dæmi; síða 2 af 3.

Síða 1 - FPC- Leiðbeining og framkvæmd til að fá CE merkingu?
Síða 2 - Þessi síða
síða 3 - Dæmi um að gerðir ásamt tímaáætlun

Í töflum 11.1 og 11.2 á næstu síðu eru sýnd tvö dæmi um verkáætlun til að innleiða framleiðslustýringu (FPC) til að fá að CE-merkja framleiðsluna. Aðgerðirnar eru þær sömu í báðum en tíminn, sem það tekur að innleiða framleiðslustjórnun, ræðst af umfangi krafna, hvort framleiðslan er einföld eða flókin og stærð fyrirtækisins.

Verkáætlunin eru í eftirtöldum liðum:

  1. Skipun vinnuhóps (gæðaráðs)

  2. Útbúa verkáætlun

  3. Skráning á núverandi ferlum og aðferðir

  4. CE-kröfurnar – mat á nauðsynlegum breytingum

  5. Gera uppkast að FPC-handbók

  6. Umræður með völdu starfsfólki

  7. Útbúa vinnuútgáfu af FPC-handbók

  8. Prófa FPC-kerfið í rekstri

  9. Gera lokatillögu að FPC-handbók

  10. Lokaumræða með völdu starfsfólki

  11. Innleiða FPC-kerfið í reksturinn

  12. Viðhalda FPC-kerfinu

Það er mikilvægt að lykilstarfsmenn hafi fengið góða kynningu, fræðslu og upplýsingar um verkefnið áður en hafist er handa. Hér á eftir eru nokkrar ábendingar um hvað þarf að leggja áherslu á í sérhverjum lið áætlunarinnar. Ábendingarnar eru miðaðar við meðal stórt fyrirtæki (50-100 starfsmenn). Umfang og framgangsmáti yrðu minni í litlu fyrirtæki og mun umfangsmeiri í miklu stærra fyrirtæki.

Liður 1: Skipun vinnuhóps (gæðaráðs)
Skipun vinnuhóps er það fyrsta sem þarf að gera. Til að tryggja sem bestan árangur í slíkum vinnuhópi skal hann að minnsta kosti vera skipaður eftirtöldum aðilum:

  • Fulltrúa stjórnenda sem gefur stjórnendum reglulega skýrslu og þeir þurfa að samþykkja það sem gert er á hverjum tíma.

  • Starfsmanni með mikla þekkingu á öllum framleiðsluþáttum varðandi þær vörur sem á að CE-merkja eða votta.

  • Starfsmanni sem hefur með daglega framleiðslustjórnun að gera.

  • Ráðgjafa sem hvetur, þrýstir, ýtir og gefur innblástur.

Vinnuhópurinn þarf að hafa:

  • Formann sem ber faglega ábyrgð og tryggir framgang verkefnisins.

  • Ritara sem skrifar fundargerð um ákvarðanir starfshópsins og stjórnar vinnulagi hópsins. (Getur verið ráðgjafinn.)

Vinnuhópurinn skal ráða yfir aðstöðu, tækjum, tólum og tíma sem þarf og stjórnendur þurfa að standa einhuga að baki starfi hans.

Liður 2: Gera verkáætlun
Skipuleggja skal verkefnið í smáatriðum með raunhæfum tímaliðum, þar sem m.a. er tillit tekið til leyfa og helgidaga.

Brjóta skal sérhvern verklið upp í verkþætti, skipuleggja og skrá ábyrgðaraðila og verklok sérhvers þeirra. Áætlunin skal kynnt og henni dreift til allra þeirra sem hafa hlutverki að gegna. Það er einnig áríðandi að gera ráð fyrir að stjórnendur og starfsmenn séu upplýstir reglulega um framgang mála.

Liður 3: Skráning á núverandi ferlum og aðferðum
Í sumum fyrirtækjum finnst mönnum þetta vera hinn mesti óþarfi. ,,Við þekkjum okkar framleiðslu út og inn” eru oft rökin þegar kemur að þessum lið. Reynslan er hinsvegar almennt sú að menn fá dýpri og betri skilning á framleiðslunni þegar framleiðsluaðferðin er skráð í smáatriðum. Það kallar fram spurningar um atriði sem alltaf hafa þótt sjálfsögð og ef maður venur sig á að spyrja ævinlega ,,hvers vegna höfum við gert þetta svona?” þá verðum við oft að viðurkenna að eina svarið er ,,við höfum alltaf gert það svona” án þess að geta endilega útskýrt hvers vegna.

Undir þessum lið er einnig áríðandi að skilgreina þá staði í framleiðslunni þar sem mistök hafa oft átt sér stað og þar sem mistök geta hafa slæmar afleiðingar. Einnig skal skrá niður þá aðferð sem hefur verið beitt við gæðaeftirlit hingað til. Þarna er ekki endilega átt við gæðaeftirlit sem er tengt gæðakerfi eða vottunarferli. Í öllum fyrirtækjum hafa starfsmenn komið sér upp ýmsum skynsömum eftirlitsþáttum til fækka mistökum við dagleg störf.

Fyrirtæki, sem halda að þau séu ekki með neitt gæðakerfi, uppgötva oft að til staðar er óskipulagt kerfi byggt á reynslu og skynsemi starfsmanna. Við uppbyggingu á framleiðslustjórnunarkerfinu (FPC) kemur oft í ljós að það er hægt að styðjast við mikið af því sem þegar er í gangi en er eftirleiðis skjalfest í gæðakerfinu. Þessar „uppgötvanir” geta verið mjög jákvæðar og hvetjandi þegar kemur að umbótastarfi síðar í verkefninu.

Liður 4: CE-kröfurnar – mat á nauðsynlegum breytingum
Stilla þarf upp kröfunum með tilliti til tæknilýsinga annars vegar og til framleiðslustjórnunar (FPC) hins vegar. (Hugsanlega í samvinnu við ráðgjafann). Þetta er síðan borið saman við það eftirlit sem hefur verið notað hingað til og við skrifuðum niður undir lið 3.

Gegnum allt verkefnið er áríðandi að halda fast í einfaldleika, skipulag og heilbrigða skynsemi. Það eru alltaf fleiri en ein leið til að fullnægja kröfum. Í því samhengi er mikilvægt að fyrirtækið fullnægi kröfunum með þeim hætti sem hentar framleiðslunni og framleiðsluferlinu. Það þýðir ekki endilega færri breytingar en aðferðin leiðir oft til þess að starfsmennirnir sjá framleiðsluna með öðrum augum og það leiðir alltaf til hugsanlegra umbóta. Slíkar umbætur leiða augljóslega til betri afkomu.

Liður 5: Útbúa uppkast að FPC-handbók
Á grundvelli umræðna og samanburðar í lið 4 er gert fyrsta uppkast að gæðahandbók (FPC-handbók). Hún á að vera skrifuð á einföldu máli, vera einföld í uppbyggingu og eins stutt og mögulegt er. Leitast skal við að láta gátlista og eftirlitsblöð vera eins einföld til útfyllingar og hægt er. Þar að auki skal byggja bókina upp í samræmi við vinnu- og framleiðsluferla í fyrirtækinu. Það er almennur misskilningur að kerfi ,sem byggt er á tilteknum kröfum (t.d. ISO-9000), eigi að byggja upp í samræmi við kafla eða númer í kröfunum. Við eigum aðlaga uppröðuninni á kröfunum að gæðahandbókinni en ekki öfugt.

Við styðjumst við kröfurnar til að útbúa kerfi sem hentar fyrirtækinu. Ef við hins vegar sveigjum efnisyfirlit FPC-kerfisins að efnisyfirliti í kröfunum er hætt við að við sitjum uppi með kerfi sem aðeins nokkrir útvaldir í fyrirtækinu hafa gagn af. Rökin eru oft þau að eftirlitsaðilarnir eigi auðveldara með að ganga úr skugga um að fyrirtækið sé að fullnægja kröfunum ef FPC kerfið er byggt upp með sama hætti og efnisyfirlit í kröfunum. En það er alls ekki raunin, vegna þess að:

  • Kerfið tryggir ekki endilega að kröfunum sé fullnægt – og alls ekki ef það er ekki í rökréttu samræmi við framleiðslu fyrirtækisins.

  • Hægt að hjálpa eftirlistaðilum á stað með töflu sem sýnir tengslin milli krafnanna og FPC-kerfisins og vísar á hvar í kerfinu tilteknum kröfum er fullnægt.

Auk þess er áríðandi að muna að eftirlit þarf ekki í öllum tilvikum að vera skjalfest. Á þeim stöðum í framleiðslunni þar sem mikið er í húfi eða mistök tíð er það bæði til gagns fyrir starfsmenn og fyriræki að skjalfesta niðurstöður eftirlitsins.

Við gerð gæðahandbókarinnar skal leggja áherslu á hún sé lifandi skjal sem tekur sífeldum breytingum í samræmi við breytingar og umbætur í fyrirtækinu.

Liður 6: Umræður með útvöldu starfsfólki
Fyrstu útgáfu FPC-handbókarinnar á að byrja að nota með aðstoð lykilstarfsmanna sem nota hana til daglegra starfa til að ganga úr skugga um að hún sé í samræmi við framleiðsluferla, að starfsmennirnir eigi auðvelt með að skilja það sem skrifað er, að gátlistar séu auðveldir í notkun og að kerfið í heild sinni sé auðvelt í notkun.

Við kynningu á fyrstu útgáfu FPC-handbókarinnar er áríðandi að gera starfsmönnum ljóst að hún sé eingöngu uppkast og að þeir eigi eftir að hafa áhrif á endanlega útgáfu og uppbyggingu kerfisins. Það skapar góðan anda og auðveldar síðari umbætur og breytingar á framleiðsluferlum og aðferðum.

Liður 7: Útbúa vinnuútgáfu af FPC-handbók
Á grundvelli athugasemda og ábendinga frá lið 6 er gerð vinnuútgáfa af FPC-handbókinni sem er hentug til kynningar fyrir starfsmennina.

Liður 8: Prófa FPC-kerfið í rekstri
Kerfið er kynnt fyrir öllum starfsmönnum sem munu innleiða og nota kerfið. Við þessa kynningu er lögð áhersla á að þetta sé aðeins vinnuútgáfa sem þarf að laga að raunverulegum aðstæðum og að allar ábendingar séu vel þegnar.

Liður 9: Útbúa lokatillögu að FPC-handbók
Tryggja skal að allar ábendingar og athugasemdir starfsmanna varðandi vinnuútgáfuna hafi verið skráðar, skoðaðar, metnar og lagaðar að markvissri uppbyggingu handbókarinnar. Gera skal breytingar á endanlegri útgáfu handbókarinnar í samráði við starfsmenn sem eiga að vinna eftir henni þegar líkur eru á að það tryggir betri skilning og eftirfylgni.

Uppbygging handbókarinnar á að vera einföld og sérhver verklagsregla ekki flóknari en nauðsynlegt er. Starfsmenn, sem koma til með að nota handbókina, verða að eiga auðvelt með að finna tiltekin skjöl og gátlista.

Tryggja þarf að samhliða kerfinu sé tiltafla sem sýnir bæði tengsl FPC-kerfisins við tæknilegar körfur vegna framleiðslunnar og jafnframt kröfur sem gerðar eru til FPC kerfisins. Það auðveldar mjög að sýna úttektar- og eftirlitsaðila fram á að tilteknum kröfum sé fullnægt.

Liður 10: Lokaumræða með völdu starfsfólki
Þegar endanleg útfærsla FPC-handbókarinnar er tilbúin þarf að fara vel í gegnum hana, ræða, kynna og þjálfa ýmis atriði, allt eftir stærð fyrirtækis og fjölda starfsmanna sem koma til með að nota kerfið. Það getur verið góð hugmynd að skipta þessu upp í tvo þætti.:

  1. Umræðu um uppbyggingu og samspil framleiðslustjórnunar þar sem samhengið við aðra stjórnunar- og rekstrarþætti fyrirtækisins er rætt. Þessi umræða á að fara fram með þeim starfsmönnum sem bera einhverja stjórnunarlega ábyrgð í fyrirtækinu.

  2. Umræðu með starfsmönnum sem eiga daglega að tryggja að kerfið virki eins og ætlast er til og innleiða tilteknar umbætur og breytingar á framleiðslunni. Þessi umræða á að skapa skilning á skriflegum verklagsreglum og leiðbeiningum ásamt notkun gátlista og eftirlitsblaða.

Þeim sem taka þátt í umræðunni skal í upphafi gerð grein fyrir því að ennþá og alltaf sé hægt að gera breytingar á handbókinni þannig að starfsmennirnir sjái tilgang í taka þátt í umræðunni og það sé aldrei of seint að koma með hugmyndir og athugasemdir. Það er niðurdrepandi í allri umræðu ef þátttakendur fá á tilfinninguna að það sé endanlega búið að ákveða alla hluti. Tillögur og athugasemdir frá slíkum umræðum þarf að skrá, skoða, ákvarða og aðlaga kerfinu og handbókinni eftir því sem við á.

Liður 11: Innleiða FPC-kerfið í reksturinn
Ef vel hefur tekist til með lið 1 til 10 ætti endanleg innleiðing á kerfinu ekki að vera vandkvæðum bundin. Það er að sjálfsögðu áríðandi að kenna, leiðbeina og þjálfa starfsmennina ef verklag hefur breyst frá því að vinnuútgáfa handbókarinnar var tekin í notkun.

Ástæða til að leggja enn einu sinni áherslu á það við starfsmenn að kerfið á að vera lifandi og geta tekið breytingum í samræmi við góðar hugmyndir þeirra þegar þeir fara að vinna daglega með kerfið.

Liður 12: Viðhalda FPC-kerfinu
Tiltekinn aðili skal gerður ábyrgur fyrir viðhaldi á kerfinu (gæðastjóri). Sá skal hafa til ráðstöfunar öll nauðsynleg aðföng og heimildir til að geta gert það með ábyrgum hætti og með fullum stuðningi stjórnenda. Sá ábyrgi viðheldur lifandi kerfi auk þess að uppfæra og innleiða breytingar á kröfum vegna eftirlits, prófana eða viðhalds og viðurkenningar á því. Það getur verið kostur fyrir mörg fyrirtæki að annast sjálf skipulagðar úttektir á kerfinu. Þannig geta þau tryggt að kerfið sé ávallt í góðu samræmi við framleiðsluna, auk þess sem eftirlit frá viðurkenndu yfirvaldi leiðir ekkert frekar í ljós skort á að kröfum sé fullnægt.

Það á að líta á ytra eftirlit sem hjálp við að rýna kerfið en það getur verið gott til að öðlast aukið sjálftraust áður en kemur að því að fá opinbera úttekt á kerfinu í fyrsta sinn. Það er áríðandi fyrir þann sem ber ábyrgð á kerfinu að gera sér ávallt grein fyrir því að kerfið á að byggjast á heilbrigðri skynsemi og samhengið milli framleiðslunnar og kerfisins tryggir að kerfið virki.

Þegar tímapressa er á að fá CE-merkingu getur skort tíma til að prófa kerfið sem skyldi þó að allir geri sitt besta. Í slíkum tilvikum getur verið gott að leita til ráðgjafans og fá hann til að eiga spjall við starfsmenn um reynslu þeirra og starfsaðferðir og kanna og fylgja eftir skorti á samræmi á FPC-kerfinu og framleiðsluháttum.

Í öllum tilvikum er áríðandi að tryggja og skrá upplýsingar og athugasemdir samhliða því að reynsla kemst á notkun kerfisins.

Aftur í gátlista

Næsta síða »

Skjalastjórnun

Skjal nr: 12340,3                  Síðast samþykkt:  12. júlí 2006
Skjalagerð: Grein                               Síðast endurskoðað: 19. febrúar 2004


 
Copyright © 2006 ce-byg